*威廉希尔：进一步做好档案材料接收及查询工作的通知

为保证档案材料交接工作规范有序，根据往年档案交接情况做如下安排,请相关部门和单位按照要求配合档案馆完成档案移交工作。

一、档案接收安排

1.学籍档案（毕业生登记表和学籍表）

（1）毕业生档案交存时间为9月-11月，主要为2023届毕业生的毕业生登记表和学籍表，包含PDF格式的电子版。

毕业生登记表电子版文件以学号+姓名命名，以班级名称为文件夹存放，文件夹内包含学生名单。以学院为单位，纸质版和电子版同时移交到档案馆。移交时携带班级名单目录，以便核对。班级名单目录包括学生姓名，性别，专业，学历信息。班级名单按图1填写，移交时包含纸质版和Excel版。

学籍表电子版同样以学号+姓名命名，以班级名称为文件夹存放。纸质版装订时包含学生名单，并按名单顺序排列装订。

（2）继续教育学籍档案由继续教育学院专人负责整理，整理后移交档案馆，移交时间一般为每年3月。

2.基建档案

后勤与国有资产管理处和大学生服务中心负责基建档案移交工作，基建档案一般在每年4月移交。移交前，请完成文件电子化处理。移交时，纸质和扫描后电子版文件一同移交。注意做好文件整理工作，确保每个文件夹文件目录和文件的准确性。

3.财务档案

财务处负责财务类档案移交工作，移交时间安排在5月。具体时间移交前和档案馆联系。

4.文件档案

文件类档案由党办、校办、工会、组织部等文件档案产生部门负责移交。移交时间安排在每年6月。移交时，纸质和电子化处理过的文件一同移交。

5.科研档案

科研处负责科研档案移交工作，移交时间安排在每年12月。

6.其他档案

招生就业处、学生处、研究生处等其他档案移交部门，移交时间为每年3月和12月，招标采购类档案材料可先行自行妥善保管，移交前请同档案馆联系，了解注意事项并确定移交时间。

二、档案查询须知

为方便档案材料的使用，现将各类档案查询注意事项做简要说明。

1.文件档案查询

填写申请表，部门领导签字后查询（或OA申请查询）。

2.财务档案查询

填写申请表，部门领导和财务处领导签字后查询。

3.基建档案查询

填写申请表，部门领导签字后查询。

4.人事档案查询

填写申请表，经人事处领导签字盖章后查询。

5.学籍档案查询

（1）补办毕业生登记表和学籍表需出具档案丢失证明，并携带本人身份证、毕业证原件及其复印件。如为代办，还需代办人身份证及其复印件和委托书。

2021年以后毕业的，可先在所在学院申请电子成绩单，如确须纸质成绩单，可携带身份证到档案馆复印。

（2）成人教育毕业生补办学籍档案，由继续教育学院专人负责查询复印，档案馆配合做好相关工作。

档案馆

2023年5月22日